Menyimpan dokumen Mail Merge (Microsoft Word) individual dalam bentuk PDF

Membuat file individual PDF berdasarkand data Excel

Ceritanya begini, saya dapat tugas untuk membuat dokumen LOA(Letter of Acceptance) berdasarkan data pada Microsoft Excel. Dokumen tersebut selanjutnya harus dikonversi ke PDF menjadi file tersendiri (individual). Nah fitur ini tidak disediakan oleh Microsoft Word. Jadi?

Saya tidak menjelaskan cara memanfaatkan Mail Merge, saya yakin sudah bisa semua, kalo tidak bisa harus bisa :-D. Saya punya(1) File Excel (data artikel), (2) File Microsoft Word (Format LOA) dan ingin membuat file PDF Individual (lihat pada bagian 3).

1. File Excel (data artikel)

Data Artikel (dalam Excel, 100 data) yang akan digunakan sebagai data Mail Merge (Sengaja di blur, privacy cuy!)

2. File Word (Format LOA) yang sudah Mail Merge

File Word yang sudah isi Mail Merge

3. Hasil yang diinginkan

File hasil generate

Salah satu contoh isi file

Nah bagaimana caranya? Let’s go

Syukurnya ketemu tutorialnya di Google, tapi isi coding sedikit dengan VBA (Visual Basic)

1. Pada Microsoft Word buka VBA Editor (tekan ALT F11)

2. Insert Modul

3. ketik kodenya di Editor sehingga menjadi seperti ini

Jika tidak mau ketik, silakan copy paste dari sini :

Bagian code yang perlu disesuaikan

a. Pada baris 3, sesuikan folder file output

b. Pada baris 4, sesuaikan file data excel

c. Pada baris 15, sesuaikan file nama Sheet

d. Pada baris 32 dan 33, sesuaikan nama field yang digunakan sebagai nama file.

e. Pada baris 38–40 adalah untuk menghapus seluruh file berekstensi docx pada folder FOLDER_SAVED. HATI-HATI!. Jika tidak dibutuhkan bagian ini bisa dihapus

4. Setelah itu silakan RUN dan tunggu.

Tadaaaaa

Hasilnya

Gimana? mudah bukan. Setiap ada masalah, #pastiadajalan (kata gojek). hehe. Btw sebenarnya aplikasi office sangat powerfull untuk membantu pekerjaan sehari2. Aplikasi office tidak hanya sekedar mengetik dan print. Tidak sekedar menghitung laba rugi atau hanya menggunakan vlookup. Lebih dari itu. Bahkan saya pernah dengar sebagian besar dari kita hanya mengetahui 10% dari fitur yang ada di aplikasi office. Dan menurut saya pribadi, harusnya ada sesi/matapelajaran/matakuliah khusus untuk mempelajari dan memanfaatkan aplikasi office. Namun sayangnya (dihapus)… dianggap hanya… sesuatu yang tidak penting…. sesuatu yang tidak diperlu khusus dipelajari… nanti juga bisa… ya sudahlah. #curcol :-D

Referensi

1. https://learndataanalysis.org/automate-mail-merge-to-save-each-record-individually-with-word-vba/
2. https://www.rondebruin.nl/win/s4/win004.htm